Verträge nehmen bei Unternehmen eine zunehmend wichtigere Rolle ein.
Sind sie erstmals verhandelt und wirksam abgeschlossen, denken viele Unternehmen, dass hiermit alles Erforderliche getan ist. Doch damit ist es noch lange nicht getan.
Häufig herrscht der Irrglaube, abgeschlossene Verträge bedürfen keines weiteren Zutuns. Doch dies ist ein Irrglaube, der zu großen Risiken für ein Unternehmen führen kann. Doch diese Risiken können durch ein Vertragsmanagementsystem weitestgehend vermieden werden.
Was ist ein Vertragsmanagementsystem
Ein Vertragsmanagementsystem ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens unabhängig von seiner Größer und seiner Branche.
Ein Vertragsmanagementsystem ist ein System zur Erstellung, Verwaltung, Überwachung und Auswertung von Verträgen.
Ziel eines jedes Vertragsmanagementsystems ist es Risiken vom Unternehmen abzuhalten und Verträge wirksam und durchsetzbar zu gestalten. Dies soll durch die Sicherstellung der Einhaltung der Vertragsbedingungen und durch die Überwachung von Fristen ermöglicht werden.
Warum ist das Vertragsmanagementsystem so wichtig?
Einer der Hauptgründe, weshalb ein Vertragsmanagementsystem für Unternehmen so wichtig ist, ist insbesondere die Risikominimierung. Durch ein umfassendes Vertragsmanagementsystem können potenzielle Risiken identifiziert und gleichzeitig minimiert werden sowie sichergestellt werden, dass die Verträge mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen.
Ein effektives Vertragsmanagementsystem sorgt weiterhin dafür, dass keine Haftungslücken entstehen und alle wesentlichen Vertragseckpunkte wie Laufzeiten, Haftung, Gewährleistung, Preisanpassungsmöglichkeiten etc. zuverlässig zur Verfügung stehen. Das Vertragsmanagementsystem ermöglicht, dass beispielsweise die Anforderungen aus Kundenanforderungen in den Lieferverträgen mit den Lieferanten abgebildet werden können und somit kein Haftungsdelta für das Unternehmen entsteht.
Ferner ist ein Vertragsmanagementsystem auditsicher und stellt sicher, dass alle Kundenanforderungen auch tatsächlich erfüllt wurden.
Mit Hilfe eines Vertragsmanagementsystems werden Verträge zentral in einem System abgelegt und stehen somit zuverlässig für alle erforderlichen Mitarbeiter zur Verfügung.
Durch diese Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Verträge und ihrer Vertragsbedingungen können zudem Kosten minimiert werden. Mitarbeiter eines Unternehmens sparen durch das zuverlässige Zuverfügenstehen dieser Informationen erheblich Zeit ein. Verträge müssen nicht jedes Mal erneut gelesen werden um nach einer einzelnen Information zu suchen. Vielmehr steht diese Vertragsinformation im System bereits zur Verfügung und sichert somit auch die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch die Vertragsparteien.
Auch die Möglichkeit der Automatisierung von Aufgaben und die Erinnerung an To-Dos oder anstehende Fristen, wie z.B. Kündigungsfristen per Verlängerungsfristen schaffen enorme Effizienz für die Mitarbeiter und das Unternehmen.
Ferner bietet ein Vertragsmanagementsystem die Möglichkeit einer Vertragsanalyse. Durch die Möglichkeit bestehende Verträge miteinander vergleichen zu können, kann beispielsweise geprüft werden, bei welchen Kunden bereits bessere Konditionen vereinbart werden konnten oder bei welchen noch Vertragsanpassungen erforderlich sind.
Wie führe ich ein Vertragsmanagementsystem im Unternehmen ein?
Um ein Vertragsmanagementsystem im Unternehmen einzuführen, sind zahlreiche Schritte erforderlich.
Zu aller erst muss im Unternehmen Entscheidung getroffen werden, ob auf ein bestehendes System aufgesetzt werden soll oder eine neue Vertragsmanagementsoftware eingeführt werden soll. Auch hier lohnt es sich genauer hinzuschauen. Es gibt zahlreiche Vertragsmanagementsysteme, die zwar vergleichbar sind, doch nicht unterschiedlicher sein könnten. Je nach Branche und Unternehmensgröße können sich hier weitergehende Anforderungen ergeben. Zudem sollte aus unserer Erfahrung heraus immer auf ein Vertragsmanagementsystem zurückgegriffen werden, welches dem Unternehmen ermöglicht, individuelle Anpassungen und Modifikationen zur ausgelieferten Systemversion ermöglicht.
Für die Auswahl des geeigneten Vertragsmanagementsystems lohnt sich auch stets ein Blick auf die Referenzlisten des Anbieters. Zudem empfehlen wir unseren Mandanten stets vor der Entscheidung immer kostenlose Testversionen anzufordern und diese auf Kompabilität und Usability zu überprüfen.
Des Weiteren muss ein Vertragsmanagementsystem stets in die IT-Infrastruktur des Unternehmens passen! Benötige ich ein Vertragsmanagementsystem, welches Web-basiert ist oder eine Cloud-Lösung anbietet und über eine SAP-Schnittstelle verfügt? Binden Sie daher von Anfang an Ihre IT-Abteilung ein, um böse Überraschungen am Ende zu vermeiden.
Auch muss die Zustimmung des Betriebsrates eingeholt werden. Gemäße § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegt die Einführung neuer IT-Systeme und somit auch die Einführung eines Vertragsmanagementsystem der Mitbestimmung des Betriebsrates. Wir empfehlen daher, den Betriebsrat von Anfang an zu involvieren und eine Betriebsvereinbarung IT abzuschließen, die alle wesentlichen Vorgaben für die Einführung und Unterhaltung von IT-Systemen im Unternehmen regelt.
Da durch ein Vertragsmanagementsystem auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, bedarf es auch einer Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten. Möglicherweise müssen datenschutzrechtliche Folgeabschätzungen durchgeführt werden.
Fazit:
Ein Vertragsmanagementsystem bringt große Vorteile für Unternehmen jeder Größe und Branche. Ein sorgfältig implementiertes Vertragsmanagementsystem hilft Ihnen, Risiken für Ihr Unternehmen zu identifizieren und diese zu minimieren.
Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei der Auswahl und Ausgestaltung eines für Sie geeigneten Vertragsmanagementsystems und unterstützen Sie den rechtlich abgesicherten Rahmen (Datenschutz, Betriebsvereinbarung) für die Implementierung in Ihrem Unternehmen zu schaffen.