FRAGE: Was versteht man unter einer Qualitätssicherungsvereinbarung?
Eine Qualitätssicherungsvereinbarung, auch QSV oder QAA genannt, ist ein Vertrag zwischen einem Lieferanten und einem Kunden. Mit Hilfe einer Qualitätssicherungsvereinbarung soll die Beschaffung und Fertigung von qualitativ fehlerfreien und hochwertigen Produkten und Dienstleistungen sichergestellt werden.
Der Abschluss einer Qualitätssicherungsvereinbarung ist notwendig, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und ein gemeinsames Verständnis über wesentliche qualitätsrelevante Anforderungen zu schaffen, Prüfungen und Abnahmen effektiver und effizienter durchzuführen und Prozesse und Abläufe zu beschleunigen.
Warum benötige ich eine Qualitätssicherungsvereinbarung?
Oft werden wir von unseren Mandanten gefragt, ob der Abschluss einer Qualitätssicherungsvereinbarung, denn überhaupt erforderlich und für sie empfehlenswert sei, da Qualitätssicherungsvereinbarungen überwiegend Verpflichtungen und strenge Vorgaben für den Lieferanten enthalten. Dennoch ist diese Frage mit einem deutlichen Ja zu beantworten.
Eine Qualitätssicherungsvereinbarung ist eine sehr wichtige Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden. Darüber hinaus führt eine Qualitätssicherungsvereinbarung auch zu positiven Effekten für den Lieferanten.
Eine Qualitätssicherungsvereinbarung schafft einen Rahmen, an dem sich der Lieferant orientieren kann, an welchem er sein Qualitätsmanagementsystem ausrichten kann.
Eine Qualitätssicherungsvereinbarung führt somit auch zu Transparenz und Verlässlichkeit für den Lieferanten. Bei Unstimmigkeiten mit seinem Vertragspartner kann sich der Lieferant auf diese Qualitätssicherungsvereinbarung berufen und die Einhaltung der vereinbarten Regelungen einfordern.
Zudem gibt es Normen wie beispielsweise die ISO 9001 und die ISO 13485 sowie Gesetze, welche den Abschluss einer Qualitätssicherungsvereinbarung fordern, indem sie die Lenkung ausgelagerter Prozesse, Dienstleistungen und Produkte verlangen. Eine solche Lenkung wird in einer Qualitätssicherungsvereinbarung beschrieben.
So fordert z.B. die ISO 9001:2015 in Kapitel 8.4 dass die Organisation (= Kunde) dem Lieferanten ihre Anforderungen mitteilen muss, beispielsweise mit Bezug zu bereitzustellenden Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, der Notwendigkeit von Genehmigungen von Methoden, Freigaben usw., Um diese Forderungen mit dem Lieferanten abzustimmen, bedarf es einer Qualitätssicherungsvereinbarung.
Was sollte zwingend in einer Qualitätssicherungsvereinbarung geregelt werden?
In einer Qualitätssicherungsvereinbarung sollten alle wesentlichen Punkte geregelt werden, welche die vorgenannten Normen fordern und welche erforderlich sind, um Risiken zu vermeiden, die durch mängelbehaftete Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse resultieren.
In einer Qualitätssicherungsvereinbarung sollte insbesondere folgende Regelungen enthalten sein
- Zielsetzung der konkreten Qualitätssicherungsvereinbarung
- Definition des Anwendungsbereichs der Qualitätssicherungsvereinbarung
- Verpflichtung ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem einzuführen und aufrechtzuerhalten
- Festlegung von Kommunikationskanälen für den Normalfall und für den Fall einer Eskalation
- Sicherstellung der Erreichbarkeit im Normalfall oder im Eskalationsfall
- Reaktionszeiten auf eingehende Informationen
- Festlegung von einzuhaltenden Prozessen
- Abkündigungs- und Änderungsmitteilung (EOL und PCN) und deren Fristen
- Aufbewahrungsfristen von Dokumenten
- Durchführung von Audits
- Prüf- und Rügepflicht des Kunden
- Vorgehen im Mangelfall (3-D und 8-D-Report)
- Gewährleistung, Haftung und Haftungsbeschränkung
- Laufzeit der Qualitätssicherungsvereinbarung und Kündigungsmöglichkeit
Die oben genannten Punkte sind eine nur beispielhafte und nicht abschließende Aufzählung.
Fazit:
Eine Qualitätssicherungsvereinbarung ist ein wichtiger Vertrag zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden, der für beide Vertragsparteien Transparenz und Klarheit für die Zusammenarbeit und die zu erforderlichen Maßnahmen schaffen soll, welche notwendig sind, qualitativ hochwertige und mangelfreie Produkte zu fertigen und zu liefern.
Gerne beraten wir Sie bei der Erstellung, Prüfung und Verhandlung Ihrer individuellen Qualitätssicherungsvereinbarung und helfen Ihnen die wichtigen vertraglichen Eckpunkte richtig zu formulieren und die erforderlichen Absicherungen zu schaffen und etwaige mögliche Risiken zu vermeiden.